Het was namelijk vaak zo dat bij het overleg meer dan twintig personen aanwezig zijn en er tot op detailniveau wordt gesproken over diverse onderwerpen. Die manier van werken wordt niet meer passend gevonden.

De opvang van vluchtelingen is goed ingericht waardoor er geen sprake meer is van een acute crisissituatie. De meeste werkzaamheden kunnen in een klein comité worden afgedaan. Aangegeven wordt dat kan worden volstaan met een stuurgroep om zo overleg over knelpunten en besluiten in stand te houden.

Het college verbindt wel enkele voorwaarden aan de instelling van de stuurgroep. Zo mogen financiële besluiten het beschikbare bedrag voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen niet overschrijden. Ook moet het college een overzicht krijgen van de tot nu toe genomen besluiten rond de opvang waarvoor zowel het voormalige als het huidige college verantwoordelijk is. Daarnaast wil B&W een voorstel krijgen over de samenstelling van de stuurgroep.